Nous regarderons un
outil très apprécié des coordonnateurs (facilitateurs)
de projet Kaïzen. LE TABLEAU D'AFFICHAGE qui :
1-identifie une situation à améliorer et
reflète le changement souhaité. Le tableau est affiché
bien en vue dans un endroit accessible au travail. Le tableau a recours
aux cartes pour faire circuler l'information basée sur des faits.
2-facilite la communication entre l'ensemble du personnel
et les membres de l'équipe d'amélioration (implique tous
les employés). Le tableau fait passer le processus d'amélioration
de l'abstrait des salles de réunion au concret du plancher de travail
(Micro améliorations précises).
LE TABLEAU D'AFFICHAGE des opportunités d'amélioration
est constitué de :
1. CARTES DE FAITS, jaunes décrivant ainsi
les PROBLÈMES :
Brièvement expliquer le problème, donner
les causes puis de dater et signer
(EX :Il y a toujours 4 à 5 boîtes de carton
mouillées par paquet qui bloquent la machine. Le 5/12/99 par M.L.)
2. CARTES DE SOLUTIONS, grises décrivant
ainsi les AMÉLIORATIONS :
Ce que vous proposez pour améliorer la situation
(recommandations, idées d'amélioration, suggestions, mesures
correctives, puis dater et signer.
(EX :Demander au personnel attitré au nettoyage
du plancher de soulever les boîtes. Le 5/12/99 par M.L.)
Ces cartes ("Post-it" de couleur) sont collés par
n'importe qui sur un tableau de grandeur adéquate (3` X 6`) sur
un mur localisé dans un endroit stratégique (corridor, cafétéria,
salle de conférence, ...) identifiant comme entête les grandes
étapes du processus étudié.
À partir du TABLEAU D'AFFICHAGE, le suivi
des opportunités d'amélioration se fera ainsi :
A.Regrouper les cartes de fait (jaunes) décrivant
de diverses façons un même problème et reformuler clairement
une
carte (synthèse) de fait (jaune).
B.Regrouper les cartes de solutions (grises) décrivant
de diverses façons une même idée et reformuler clairement
une
carte (synthèse) de solution (grise).
À partir de ces données, nous pouvons établir
un tableau de suivi des idées d'améliorations :
1. Réunir les cartes de faits et de solutions
qui s'attaquent à un même problème.
2. Déterminer à partir des cartes de faits
et solutions d'un problème des idées d'améliorations
(Brainstorming).
3. Définir les idées "Mise à l'essai"
(immédiatement) et déterminer le "Qui?", le "Quoi?" et le
"Quand?"
4. Faire le suivi des actions réalisées,
c'est-à-dire pour chacun des idées mises à l'essai,
indiquer : résultats concluants (C), résultats peu concluants
(PC) et idées non-viables (N).
5. Porter au tableau les idées à évaluer
plus tard (moyen et long terme) que l'on traitera au besoin après
avoir pris action sur les idées "Mises à l'essai".
CONCLUSION
En plus des avantages déjà énumérés
j'ai découvert, aussi étrange que cela puisse paraître,
que LE TABLEAU D'AFFICHAGE permet à tous de se débarrasser
des problèmes et des solutions déjà emmagasiner (souvent
depuis très longtemps ) dans notre cerveau. Ceci nous libère
de ces éléments omniprésents tout en sachant qu'ils
sont notés et que nous y reviendrons plus tard. Ceci libère
donc le personnel pour qu'il puisse entamer le processus Kaïzen étapes
par étapes sans idées préconçues.
